在宅・テレワーク・リモートワークスキル(議事録の書き方)

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読者:「議事録を上手く書けるようになりたいな。」「議事録書いたことはあるけれど、今の書き方で正しいのかな。確認したいな。」

こういった疑問にお答えします。

こんにちは、shoko(@shoko___54)です。

コロナウィルスの影響で、テレワーク・在宅勤務を指示する会社が増えてきましたね。スポーツなどのイベントも相次いで延期や無観客に。この先数週間が勝負と言われていますが、いつまで続くのか、、不安です。
一方、この機会にリモートワークがもっと広がっていくと良いなとも思っています。

今回は、場所を選ばず価値を出せるスキルを身に着けようシリーズの第1回目ということで、議事録の書き方を解説していきます。

議事録を軽視していませんか?

ただ会議中の発言録を理解できた部分だけメモ帳に書いて、メンバーに共有して、それで議事録書いた気になってませんか?
もしそうだとしたら、すぐにやめましょう。

議事録を書く目的を理解し、議事録の型を学び、人を動かす議事録を書けるようになりましょう!

もくじ

  • 議事録作成の目的は、人を動かすこと
  • 議事録が書ければ、他の資料も書ける
  • 議事録の型は「決定事項・確認事項・メモ」
  • 「議事録が書ける」と言い切れるかの確認方法

それでは早速本題に入っていきます。

議事録の目的は、人を動かすこと

議事録を書く目的は、議事録を見た人に行動してもらい仕事を進めることです。
議事録は発言を記録したものではなく、相手に動いてもらうための証拠みたいな位置づけです。

極端な表現になりますが、「あの会議でこう決めました(よね?)」という感じで証拠を議事録として残していくことで、参加者を動かし仕事を動かしていきます。

議事録が書ければ、他の資料も書ける!

議事録がきちんと書けるようになると、他の資料の質も作成スピードも圧倒的に上がります。
なぜなら、議事録を作成するのは、発言者の意見を聞き整理する力・文章に落とし込む力・優先順位をつける力が必要だからです。

プレゼンテーション用の資料作成も、どんなにおしゃれにかっこよくデザインができたとしても、中身が整理されていなかったり、メッセージが分かりづらかったりしては、意味がありません。
その点、シンプルに文章だけで人を動かす議事録は、まさに文書作成の原点です。

議事録の型は「決定事項・確認事項・メモ」

議事録を書く時には決まった型を使いましょう。
型を決めておけば、あとはそこに必要な情報を入れていくだけです。

この記事では、コンサル業界で共通して使われているシンプルな型を紹介します。
これに沿って書けば、基本的には問題ないと思います。

議事録の型(基本情報)

日時:○年○月○日(曜日) ○時〜○時
場所:○○会議室
参加者:○○/○○/○○/
議題:例)受発注管理システムの導入スケジュールについて

ここまでは基本の型ですね。
議題には、会議で話し合われることを記載します。

そして次からが重要です。
基本情報の下に、以下を続けます。

議事録の型(決定事項/確認・検討事項)

決定事項:
確認・検討事項:
メモ:

決定事項には、その会議で決まったことを記載します。
確認・検討事項には、その会議の話し合いの中で確認が必要になったことや、決定はせずに検討することになったことを記載します。

メモは、自分が自由に使っていいスペースです。会議中の発言メモや、会議中に理解できず発言者に確認しなければならないことなど自由に書きましょう。※議事録完成前に、メモの内容は削除するか清書をするイメージです。

前述の通り、議事録の目的は、行動してもらって仕事を前に進めることです。
ですので、人が行動するために必要な、決定事項や確認・検討事項が最重要です。
逆に言うと、これ以外はそんなに重要ではありません。

【重要】 「誰が・いつまでに・何を・どのように」を書く

決定事項、確認・検討事項を書く際には、以下を漏らさずに書くように注意しましょう。

・だれが(担当者)
・いつまでに(期限)
・何を(タスク)
・どのように(方法)

決定事項の悪い例・良い例

《悪い例》
決定事項:導入マニュアルを作成する

この書き方だと、具体的な行動に移せる情報ありません。

《良い例》
決定事項:5月20日までに高橋さんが導入マニュアル第一版を作成。5/23の会議にて展開

このように書けば、いつまでにだれがどこまで作るのかが明確です。

「議事録が書ける」と言い切れますか?

おそらく多くの方は、これまで何かしらの議事録を書いた経験があると思います。
それでは、議事録をきちんと書けているのか判断軸はどこになるのでしょうか。

議事録がきちんと書けているかは、
議事録を見た関係者が、議事録通りに動いてくれているかを確認すればわかります。

繰り返しになりますが、議事録の目的は人を動かすことです。
議事録を見た人が、議事録から簡単にやるべきことを見つけられなければ読まれなくなります。

逆に、他人の行動を促すことができれば、あなたの議事録は価値があるということになります。

さいごに

それでは最後に今回の記事のまとめです。

  • 議事録の目的は人を動かすこと
  • 議事録は文書の原点
  • 議事録は型に沿って書く
  • 議事録で人を動かせれば合格

ということで、議事録を元に人を動かせるようにスキルアップしましょう!
今回は、以上になります。